Vers une documentation centralisée pour les utilisateurs de WIMS ?

Le but de cet article est de faire un point sur la documentation de WIMS et de proposer des pistes d’évolution. Il ne concerne que la documentation pour les utilisateurs. Je ne considère pas les aides pour les développeurs. J’écris avec mon expérience de formatrice WIMS …

Une documentation riche mais dispersée

Chacun peut apprécier les aides locales au bout de chaque ligne, en haut de chaque plage … En plus des aides locales qui sont essentielles, diverses documentations sont disponibles.

  • Par le menu « Documentation » de l’Accueil WIMS, on accède au Guide, aux tutoriels, à la FAQ (et à la Doc technique en anglais qui concerne les développeurs).
  • Sur le site de WIMS EDU, on a accès à deux versions pdf des fiches ( version 1 et version 2) et au forum.
  • Sur le wiki de WIMS EDU (lien sur le site de WIMS EDU), les fiches sont accessibles en version html.
  • Pendant plusieurs années, les stagiaires et les nouveaux adhérents à WIMS EDU ont reçu le Guide de Fabrice Guérimand qui a commencé à être mis en ligne (quel accès ?).

Description des différentes aides

  • Le Guide en ligne du menu « Documentation » a été rénové quant à son aspect mais il ne parle ni d’examen, ni de glossaire, ni des nouvelles possibilités de notations.
  • Les tutoriels sont conçus pour une première prise en main et n’ont pas vocation à remplacer une aide complète.
  • Les fiches sont plutôt des mémos basiques sans commentaire ; par exemple des commentaires seraient utiles pour le réglage d’une feuille, la fiche correspondante, comme c’est son objectif, ne donne que les consignes techniques.
  • Le guide de Fabrice apportait des commentaires intéressants avec le défaut d’une documentation papier qui se périme vite.

Tous ces documents demandent un gros effort de mise-à-jour.

Difficultés pour les utilisateurs

Les aides locales sont parfois incomplètes malgré les efforts de Bernadette, Sophie et d’autres mais leur plus grand défaut est d’être accessible uniquement depuis le lieu où elles sont utiles. Par exemple, si vous voulez les détails du fonctionnement d’un examen ou du glossaire, il faut en créer un dans votre classe. Marie-Joëlle a découvert grâce à un étudiant une aide intéressante sur les notes mais elle ne peut y accéder en tant qu’enseignante. Ainsi, il est difficile d’avoir une vue d’ensemble des fonctionnalités de WIMS.

Les utilisateurs se plaignent que la documentation est dispersée (où ai-je lu cette info ?), partielle dans chaque dépôt, que tout n’est pas écrit et que certains « trucs » ne se transmettent qu’oralement. Pour les experts, la mise à jour est lourde.

Proposition

Une grande partie des difficultés vient de la dispersion de l’aide. Il me semble qu’il serait économique et efficace de concentrer nos efforts sur le Guide en ligne (accessible par le menu « Documentation ») pour le compléter par toutes les aides locales qui seraient remplacées par un lien vers le Guide.

On remarque que la plupart des logiciels présente un lien « Aide » pour la totalité de l’aide et parfois aussi un lien « Nouveautés ».

Le projet d’une documentation centralisée dans WIMS me semble de plus en plus nécessaire en effet les utilisateurs réclament de trouver plus facilement l’aide, les experts en sont réduits souvent à signaler le lieu de la réponse à la question pour mener les utilisateurs à l’autonomie. De plus, tout n’est pas documenté.
Voici une tentative de cahier des charges pour ce projet :

  • regrouper l’aide à un seul endroit ;
  • choisir une technologie éditoriale adaptée (DocWIMS, plis, bulle d’aide, bouton d’aide …) ;
  • définir une structure globale (fiche, commentaires …) ;
  • encadrer la rédaction de l’aide et la compléter ;
  • organiser les mises à jour et les modifications des aides à venir.

Il me semble que ce chantier requiert une équipe de réflexion formée d’utilisateurs et de développeurs, comptant au moins un informaticien, pour affiner le projet, ensuite il faudra envisager l’organisation du transfert des aides et de la mise en place des liens qui permettraient de corriger l’aide et de la compléter.
Nous pourrions en parler au colloque d’Amiens.

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